Privacyverklaring Caecilia

Toonkunstkoor Caecilia verwerkt persoonsgegevens conform onderstaand privacystatuut.

Welke persoonsgegevens verwerken wij? 

Gegevens over onze leden, inclusief projectleden
Als lid verstrekt u ons de volgende gegevens: Voor- en achternaam; Adres; Telefoonnummer; E-mailadres. Voor het betalen: Banknummer; eventuele machtigingen.

Wij nemen een foto van u voor de ledenposter. Wij houden ook bij: Jaartal lid geworden; Stemsoort/MP koor; (Bestuurs)functie/taak; Resultaten stemtest en adviezen van de dirigent daaromtrent; Aanwezigheid/afwezigheid op repetities; Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt in (email)correspondentie en/of telefonisch.  Er worden geen persoonsgegevens over onze leden verzameld via onze website.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:
Het is Toonkunstkoor Caecilia niet toegestaan bijzondere en/of gevoelige gegevens te verwerken. Hieronder vallen onder meer gegevens over ras, godsdienst en gezondheid. Wij beschouwen uw foto waarop kenmerken van godsdienst of ras zichtbaar zouden kunnen zijn en door ons ontvangen e-mails met eventuele melding van ziekte niet als bijzondere en/of gevoelige gegevens in de zin van de wet.

Waarom Toonkunstkoor Caecilia deze gegevens nodig heeft:
Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het innen van de contributie;
  • U op de hoogte houden van alle relevante koorzaken, via incidentele emails en diverse standaardberichten zoals bijvoorbeeld ‘Van de bestuurstafel’, Nieuwsbrieven over concerten, Staan-zittenschema’s, etc.;
  • U te kunnen bellen of mailen indien dit nodig is om de bestuurstaken uit te kunnen voeren;
  • U te bezoeken of een kaart of attentie te sturen bij “lief en leed”
  • Het bijhouden van het aantal bijgewoonde repetities per lid ivm adviezen/besluiten over deelname aan concerten;
  • Het periodiek aan de leden van het koor rondsturen van de Ledenlijst (met contactgegevens) en Ledenposter (met foto’s om elkaar gemakkelijker te leren kennen binnen dit grote koor).

Gegevens over Vrienden van Caecilia, sponsors en donateurs:
Voor- en achternaam; Adresgegevens; Telefoonnummer; E-mailadres; Banknummer. Wij verwerken deze gegevens om uw contributie te innen en u op de hoogte te houden van relevante activiteiten van het koor.

Gegevens over bestellers van kaarten:
Voor- en achternaam; Adresgegevens; Telefoonnummer; E-mailadres. Wij verwerken deze gegevens (die u ons levert via de website) om u uw kaarten te kunnen sturen en u daarvan op de hoogte te houden.

Gegevens van derden die zich abonneren op onze Nieuwsbrief of contact zoeken:
Naam; E-mailadres. Wij verwerken deze gegevens (die u ons levert via de website) om u onze Nieuwsbrief te kunnen sturen of uw vraag te kunnen beantwoorden.

Gegevens van zakelijke relaties:
Wij verwerken persoonsgegevens van dirigent, pianist en solisten, en anderen met wie Toonkunstkoor Caecilia een zakelijke relatie heeft, voor zover nodig hen te selecteren, contracteren en betalen.

Hoe en waar slaan wij uw persoonsgegevens op?

Toonkunstkoor Caecilia gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen.

  • Windows-computers van de bestuursleden. Deze computers bevatten een recent besturingssysteem dat onderhouden wordt met automatische updates. De computers zijn minstens beveiligd door de standaard beveiliging van Windows, een betaalde antivirus programma en met een veilig wachtwoord.
  • De foto’s voor de Ledenposter worden alleen opgeslagen op een computer van één van de bestuursleden.
  • Google Drive. We gebruiken deze Clouddienst voor het betrouwbaar opslaan en actueel houden van de ledenlijst. De standaard verwerkingsovereenkomst met Google is conform de Europese wetgeving opgesteld.
  • De website en email worden gehost bij  JouwWeb. De standaard-verwerkingsovereenkomst is conform de Europese wetgeving opgesteld.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Toonkunstkoor Caecilia  bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor u uw gegevens hebben verstrekt. Na beëindiging van uw lidmaatschap worden uw gegevens door ons binnen 6 maanden verwijderd, behalve uw contactgegevens die wij bewaren om u te kunnen uitnodigen voor bijvoorbeeld concerten of een reünie. Maandelijks worden de afmeldingsmails van leden verwijderd.

Welke persoonsgegevens delen wij met derden?

Toonkunstkoor Caecilia deelt uw persoonsgegevens niet met derden zonder uw expliciete toestemming. Uw gegevens worden beschikbaar gesteld aan bestuursleden, commissieleden en anderen met een specifieke functie of taak voor het koor waarvoor dat nodig is; om lid te kunnen worden van Caecilia dient u hiervoor toestemming te geven. De ledenlijst (naam, adres, telefoonnummer, stemgroep, 1e of 2e koor MP, soort lid, lid sinds, e-mailadres) en een ledenposter (naam, foto, bestuursfunctie) worden periodiek aan alle leden gestuurd. Alleen leden die daarvoor toestemming hebben gegeven staan hierop.

Hoe kunt u uw gegevens inzien, aanpassen of verwijderen? 

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar de secretaris via info@caeciliazwolle.nl. Toonkunstkoor Caecilia reageert zo snel mogelijk, maar binnen vier repetitieweken, op uw verzoek.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Toonkunstkoor Caecilia neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u meent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, verzoeken wij u contact op te nemen met de secretaris via info@caeciliazwolle.nl.

Bijgewerkt: februari 2024